Trigonum Ketua BEM, SC, dan OC

Teman - teman,, ini ada materi tentang Trigonum Ketua BEM, SC, dan OC... Saya ambil dari Modul LKMM Nasional ISMKI di Unsri 2008....

Powered By:

Internal Coordination Department
Excecutive Medical Board Unsoed 2008 - 2009

Trigonum Ketua BEM, SC, dan OC
Oleh: M. Candra Wijanadi

Dalam struktur kepanitiaan, umumnya kita dapat melihat adanya peran ketua BEM sebagai penanggungjawab, SC (Steering Committee) sebagai panitia pengarah dan OC (Organizing Committee) sebagai pelaksana kegiatan. walaupun posisi ini telah terisi, apakah ketiganya telah berjalan dengan baik dan sesuai?

Itu yang menjadi kendala di berbagai kegiatan. Biasanya peran SC yang masih dipertanyakan.Seberapa jauh peran SC terlibat dalam kepanitiaan sebuah kegiatan. Diharapkan pula keterlibatan SC tidak malah membuat OC merasa diatur atau diperintah. Tetapi peran pembimbingan sangat diharapkan disini.

Ketua BEM: "The Highest Authority"

Posisi ketua BEM dalam setiap kegiatan adalah sebagai penanggungjawab kegiatan. Oleh karena itu laporan pertanggungjawaban dari kegiatan ini akan dibawakan oleh BEM di dalam forum tertinggi mahasiswa (MUSMA). Dalam hubungannya dengan fungsi - fungsi manajemen, BEM memiliki peran yang sangat penting diantaranya:

1. Sebagai perencana kegiatan
2. Mengawasi pengorganisasian dan aktuasi, dan
3. Peran legislator

Ketiga fungsi ini merupakan satu paket yang tidak dapat dipisahkan. Agar sesuai dengan visi dan misi BEM tersebut, proses perencanaan kegiatan tidak boleh lepas dari kontrol BEM. Peran kedua dalam mengorganisasi dan mengaktuasi dibutuhkan untuk menjaga pelaksanaan kegiatan agar berjalan sesuai koridor yang telah ditetapkan. sebagai pemegang otoritas tertinggi, segala hal yang bersifat legalitas harus melalui persetujuan dari BEM.

SC: Perpanjangan Tangan BEM dengan OC

Ini merupakan kondisi ideal dimana SC tidak hanya menjadi pemanis dalam sebuah kegiatan. Tetapi memiliki peran yang krusial dalam membantu OC untuk mengambil keputusan - keputusan yang sulit. Disamping itu SC juga berperan sebagai pengawas pelaksanaan kegiatan agar berjalan sesuai yang digariskan oleh BEM itu sendiri.

SC bertugas membuat konsep kegiatan, memberikan masukan kepada OC baik diminta maupun tidak, serta mengawasi kegiatan tersebut mulai dari perencanaan, pelaksanaan, hingga evaluasi sehingga tidak menyimpang dari tujuan dan konsep awal. SC idealnya membuat Kertas Satuan Kerja (KSK) yang berisikan konsep dan perencanaan awal dari suatu kegiatan yang selanjutnya akan dilaksanakan OC. Sebagai pelaksana OC juga memiliki hak untuk memberikan masukan terhadap konsep acara. Apabila dalam perjalannya terdapat permasalahn yang tidak dapat dipecahkan baik oleh SC dan OC, keduanya dapat melakukan konsultasi kepada ketua BEM.

Peran SC sangat dibutuhkan mengingat ketua BEM tidak dapat ikut terlibat langsung secara intens dalam sebuah kegiatan. BEM memiliki berbagai persoalan dan wacana internal yang harus dibahas serta memiliki porsi perhatian yang cukup besar. Ditambah lagi BEM harus memperhatikan berbagai isu nasional di kalangan ISMKI untuk menempatkan diri dalam dunia 'politil' mahasiswa kedokteran Indonesia.

Perlu diingat disini, walaupun SC sudah berperan sebagai pengawas, bukan berarti ketua BEM dapat begitu saja melepas jalannya kegiatan tadi. Ketua BEM tetap memiliki tanggungjawab pengawasan namun dalam porsi yang lebih kecil, bergantung pada kinerja kepanitiaan nantinya. pertanyaan lain muncul. Apakah SC harus sebanyak jumlah panitia? atau berapakah jumlah idealnya SC tadi? SC minimal terdiri dari 2 orang, bisa lebih. Disesuaikan dengan besarnya kegiatan. Untuk kegiatan yang besar,pembagian SC dapat dipersempit menjadi bidang - bidang sesuai dengan kepanitiaan.

lalu siapa saja yang dapat terlibat menjadi SC? SC dapat diambil dari:

1. Perwakilan BEM, yaitu pengurus BEM yang membawahi kegiatan tersebut (Misal kepala Divisi Kaderisasi untuk kegiatan LKMM)
2. Salah seorang panitia dari kegiatan yang sama di tahu sebelumnya (atau yang terakhir)
3. Orang yang memiliki gagasan ide atau konsep apabila itu merupakan kegiatan baru

Setelah mengetahui siapa saja yang dapat terlibat salam SC. Kita juga perlu tau perwakilan panitia tahun lalu yang seperti apa yang kita harapkan dapat memberikan saran demi kemajuan kegiatan ini. Diharapkan melalui mereka, penitia sekarang dapat melanjutkan kegiatan yang sudah berjalan dengan baik serta mengantisipasi kendala - kendala serupa yang dihadapi di tahun sebelumnya. yang ditunjuk sebagai SC tidaklah selalu harus ketua panitia sebelumnya, namun minimal harus memiliki syarat:

1. bersedia menjadi SC dengan segala kewajiban dan tugas - tugasnya
2. Memiliki akses ke sebagian besar proses kepanitiaan sebelumnya sehingga mempu mempertimbangkan dan memberikan masukan yang cukup
3. memahami segala kesulitan dan hambatan yang dialami kepanitiaan sebelumnya dan sebaiknya mampu memberikan strategi penanggulangan
4. mempunyai kemampuan manajerial yang cukup

Pada akhir kegiatan OC diharapkan membuat laporan pertanggungjawaban dengan berkonsultasi juga dengan SC. setelah LPJ dianggap layak, baru kemudian diteruskan kepada ketua BEM. Pada akhirnya nanti LPJ akan dipertanggungjawabkan oleh ketua BEM dalam musyawarah mahasiswa.

OC: "The Great Immitator"

Kata - kata diatas terlontar bukan tanpa alasan. Rata - rata dalam pelaksanaan sebuah kegiatan kita selalu mengacu kepada kegiatan tahun lalu. Yang pertama kali kita cari saat menjadi ketua kegiatan dalah LPJ tahun lalu.

Apakah itu salah? tidak ada yang salah karena kebenaran sifatnya relatif. Tapi yang ditakutkan adalah saat kita memegang LPJ, pikiran kita mulai terperangkap dalam kerangka pemikiran tahun lalu. Lalu bagaimana caranya terlepas dari semua itu? Kembangkan daya imajinasi anda. Saat anda mendapat tugas untuk membuat sesuatu, bayangkan, impikan seperti apa kegiatan yang akan anda buat. Ini bisa anda lakukan dengan orang terdekat yang akan terlibat dalam kegiatan tersebut. setelah itu beru mulai bandingkan dengan kegiatan tahun lalu. Segala ide - ide segar tadi dapat anda usulkan kepada SC dalam penyusunan konsep nantinya. Konsep kegiatan yang diisi bersama akan memudahkan pemahaman konsep dan esensi dari kegiatan yang pada akhirnya akan berdampak pada kemudahan dalam merealisasika kegiatan tadi. Pada saat penyusunan proposal , jangan lupa untuk menentuka Tolak Ukur Keberhasilan (TUK). Bila TUK telah tercapai maka dapat dikatakan kegiatan telah berjalan dengan sukses.

"Seorang pemimpin atau manajer yang baik mampu mengeluarkan ide - idenya yang inovatif dan bahkan juga mampu mengeluarkan ide semua bawahannya"

Menyatukan Hati dan Pikiran

Setelah memahami peran dari ketiga hal tadi. Sekarang saatnya masing - masing unsur dapat menjalankan perannya dengan baik. Mungkin disini lebih ditekankan pada terbentuknya SC yang aktif ikut serta dalam terbentuknya sebuah kegiatan.

Oleh karena itu, bila anda ketua BEM sebagai pemegang otoritas tertinggi, pilihlah SC yang telah benar - benar berkompeten dibidangnya. Kesalahan dalam memilih SC adalah awal yang baik dalam menghasilkan outcome yang buruk. Jika dalam perjalanannya, anda secara tidak sengaja memilih SC yang tidak loyal dan berkomitmen terhadap terlaksananya suatu kegiatan, jangan ragu - ragu untuk menegur, memberi arahan atau bahkan mengganti bila SC tersebut tidak dapat menjalankan amanah yang diberikan.

Bila anda seorang SC, pahamilah tugas - tugas dan kewajiban anda. Anda merupakan perpanjangan tangan BEM yang dipercaya untuk mengawal suatu kegiatan mulai dari 'embrio' hingga nantinya menjadi sebuah kegiatan yang sukses. Bila ingin diterima oleh OC, mulailah terlibat sejak dari awal kegiatan. Jangan ditengah kegiatan, apalagi di akhir kegiatan. Karena anda adalah bagian dari kepanitiaan tersebut.

Dan bila anda seorang OC, pahami pula bahwa SC dibentuk untuk mempermudah kinerja dari OC. Pengalaman yang dimiliki SC merupakan guru yang berharga bagi OC. SC adalah tempat konsultasi yang paling pertama, terutama perihal konsep acara. Bila ada masalah yang perlu dipertimbangkan otoritas tertinggi, bicarakan terlbih dahulu bersama SC, dan kemudian menghadaplah pada ketua BEM secara bersama - sama. Saat kita merasa SC adalah bagian dari kepanitiaan, tidak lagi terfikir bahwa SC hanya memperberat atau merepotkan tugas OC. Tetapi sebuah tim yang membawa kegiatan kearah kesuksesan.

Yupz,,, itulah penjelasan tentang pentingnya SC dalam sebuah kegiatan....
Jangan lupa dipraktikan dengan baik yah kawan... ^^

Regards,
Imot Unsoed 07
Internal Coordination Department
Excecutive Medical Board Unsoed 2008 - 2009
+628161954261